Comment réussir à organiser un évènement d’entreprise ?

Votre direction vous a confié la lourde tâche d’organiser le prochain évènement de la boîte et vous souhaiteriez ne rien laisser au hasard. Dans ces situations, il est nécessaire de faire confiance à des professionnels pour qu’ils nous aident à préparer une manifestation sur mesure et surtout conforme aux objectifs. Si autant d’entreprises investissent dans l’évènementiel, c’est parce qu’elles ont beaucoup à y gagner.

Définir vos objectifs

C’est la question préalable à toute organisation. Que recherche-t-on à travers cet évènement ? L’entreprise cherche-t-elle à acquérir plus de visibilité, plus de notoriété ? souhaite-t-elle communiquer sur un produit, un résultat, un bilan ? Est-il question de remercier des équipes de collaborateurs, des clients, des partenaires ? Vous poser toutes ces questions vous aidera en premier lieu à trouver le format le plus adapté aux circonstances. Par exemple, est-il préférable d’opter pour la soirée d’entreprise, le congrès ou le salon professionnel ?

Délimitez votre budget

C’est l’élément le plus sensible qu’il faudra maîtriser en toutes circonstances et éviter de trop dépasser. Il peut s’agir d’un investissement de l’entreprise ou bien commun, avec plusieurs partenaires, autrement appelés sponsors, qui apportent des fonds supplémentaires en échange d’une visibilité le jour venu ainsi que sur les supports de communication. Certains spécialistes de l’organisation d’évènement professionnels proposent un simulateur de projet en ligne pour calculer rapidement le coût de la prestation.

Trouvez les bons prestataires

L’avantage de faire appel à une agence spécialisée, c’est qu’elle mettra à votre disposition une liste de prestataires de service pour être sur du bon déroulement de l’évènement. Généralement, ce sont des prestataires de renom ou qui ont déjà fait leurs preuves avec d’autres clients. Vous pourrez ainsi choisir aisément le type de restauration (cocktail ou dîner), le lieu (salle de congrès, salle privée, salon, parc des expositions…), ainsi que les différents intervenants pour proposer des animations ou des activités.

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